Das Problem hat sich zuletzt drastisch verschärft: Eigentümer einer Wohnung in Hamburg haben es immer schwerer, einen professionellen Verwalter der Immobilie zu finden. Dabei ist gesetzlich vorgeschrieben, dass sogenannte Wohnungseigentümer-Gemeinschaften (WEG) einen Verwalter benennen. Er vertritt, betreut und berät alle der zwingend in einer WEG zusammengeschlossenen Eigentümer in einem Haus oder in einer Wohnungsanlage.
„Inzwischen gibt es Verwalter, die stolz erzählen, dass sie allen ihren WEG gekündigt haben“, sagt Torsten Flomm, Vorstand des Grundeigentümer-Verbands in Hamburg.
Die Gründe dafür sind vielfältig, aber im Grunde schlicht: Mit professioneller WEG-Verwaltung ist nur schwer Geld zu verdienen . Dafür gibt es sehr viele Ursachen. In der Branche ist Personal rar, neuerdings müssen Beschäftigte intensiv geschult werden, die inhaltlichen Anforderungen an die Verwalter steigen durch neue Vorgaben wie das Gebäude-Energiegesetz.
Gemeinschaften mit unter 20 oder 25 Wohneinheiten, wie sie in Stadtteilen wie Eppendorf, Eimsbüttel, Hoheluft oder Winterhude weit verbreitet sind, sind für die Immobilienverwalter oft einfach nicht mehr lukrativ. Sie konzentrieren ihr Personal auf größere WEG – oder steigen ganz aus dieser Sparte aus. „Die Verwaltung von Zinshäusern mit Mietwohnungen ist viel weniger aufwendig“, sagt Ralf Michels, Vorsitzender Vorstand des Branchenverbands VDIV Nord und Chef der Immobilienagentur Michels in Hamburg.
Wie viele WEG in Hamburg existieren, die sich über kurz oder lang mit dem Thema Verwaltung beschäftigen müssen, ist kaum zu sagen. Bekannt ist: Von den gut 900.000 Haushalten in der Hansestadt leben etwa 180.000 in einer Eigentumswohnung. Einer groben Schätzung zufolge könnten es also um die 10.000 Eigentümergemeinschaften sein.
Beim Grundeigentümer-Verband und beim Verein Deutscher Wohnungseigentümer gehen eine wachsende Zahl von Hilferufen von WEG ein, die oft schon lange, aber erfolglos auf der Suche nach einem professionellen Verwalter sind. Bei den Eigentümerverbänden und beim Verwalterverband heißt es unisono: „Wohnungsverwalter können sich heute aussuchen, ob sie eine WEG als Kunden akzeptieren – oder nicht.“
Was aber kann eine Eigentümergemeinschaft dafür tun, einen professionellen Verwalter als Vertragspartner zu gewinnen? Experten aus der Immobilienwirtschaft geben hilfreiche Tipps.
Tipp 1: Frühzeitig und intensiv suchen
Bei der Suche nach einem neuen Verwalter sollte der Beirat, den jede WEG haben soll, den Mitgliedern an sich drei Alternativen zur Auswahl vorschlagen. Das dürfte angesichts der aktuellen Situation eine eher theoretische Option sein. Insbesondere für kleine WEG mit weniger als zehn Wohneinheiten, die es besonders schwer haben. Dennoch rät Lothar Blaschke vom Verein der Wohnungseigentümer: Man sollte frühzeitig beginnen, intensiv suchen, sich von Rückschlägen nicht entmutigen lassen und trotz allem nicht mit dem erstbesten Verwalter abschließen. „Ich kenne Fälle, in denen sich nach kurzer Zeit herausstellte, dass die zuständige Mitarbeiterin leider ziemlich unfähig war. Der Vertrag wurde nach einem Jahr wieder gelöst. Damit ist letztlich niemandem geholfen.“
Tipp 2: Viel Geld hilft viel
Je kleiner die WEG, desto unbeliebter bei der Verwaltungsfirma – weil das für sie nicht lukrativ ist. Da bleibt den Eigentümern oft nur, in den sauren Apfel zu beißen und eine höhere Monatspauschale pro Wohnung zu akzeptieren. „In der Branche gilt die Faustformel, dass pro WEG jeden Monat mindestens 500 Euro netto Einnahmen erzielt werden sollten“, sagt VDIV-Vorstand Michels. Wer bereit ist, statt bisher 30 künftig 50 Euro pauschal dafür zu zahlen, dass ein Profi die Abrechnungen macht und die WEG-Versammlungen organisiert, erhöht seine Chancen. „Sehr kleine Gemeinschaften müssen sicherlich auch akzeptieren, dass es 100 Euro pro Monat und Einheit sind“, sagt Torsten Flomm vom Grundeigentümer-Verband Hamburg.
Wohnungsverwalter können sich heute aussuchen, ob sie eine WEG als Kunden akzeptieren.
Ralf MichelsVorstand des Branchenverbands VDIV Nord
Tipp 3: Digitalisierung ist die Zukunft
Während sich manche Firmen aus der WEG-Verwaltung zurückziehen, tauchen gleichzeitig neue auf, die den Mangel als Chance erkennen. Andere werben gezielt damit, dass sie kleine WEG betreuen. Einer der neuen Akteure auf dem Markt in Hamburg heißt Matera. Ursprünglich in Frankreich gegründet, ist Matera seit 2020 auch in Deutschland präsent. Anfangs nur mit einem Angebot speziell für kleine WEG, die bereit sind, sich zu großen Teilen selbst zu verwalten. Tatsächlich muss der WEG-Verwalter nicht zwingend ein Profi sein. Auch einer der Eigentümer kann als Verwalter fungieren. Matera bietet professionelle Unterstützung durch seine Expertinnen und Experten an – allerdings nur online und virtuell.
Doch in der Praxis zeigt sich, dass professionell begleitete Eigenverwaltung enge Grenzen hat und nur in WEG funktioniert, in denen sich die Eigentümer weitestgehend einig sind. Sobald aber Streit herrscht und kompliziertere Reparaturen am Gemeinschaftseigentum vorzubereiten oder diffizile rechtliche Fragen zu klären sind, geraten engagierte Laien schnell an ihre Grenzen. Materas erstes Geschäftsmodell war kein großer Erfolg. Anfang des Jahres hat das Unternehmen in Hamburg ein eigenes Büro eröffnet und bietet nun auch eine herkömmliche, aber stark digitalisierte WEG-Verwaltung an. Verwalter-Funktionär Michels sagt: „Digitalisierung ist ein großes Thema in der Branche. Firmen, die jetzt neu auf den Markt kommen, nutzen sie intensiv.“
Tipp 4: Mehr selbst machen
Die Digitalisierung ist Grundlage für das, was andere Branchen von Kunden schon viel länger erwarten: mehr selbst machen und dafür das Smartphone oder den Rechner nutzen. „Umfragen zeigen: Viele Verwalter beklagen, dass die Beschäftigten sehr viel Zeit aufbringen müssen, um Fragen am Telefon zu beantworten und Informationen an WEG-Mitglieder zu geben“, sagt Ralf Michels. Matera und zunehmend mehr alteingesessene Verwalter setzen darauf, dass alle relevanten Daten und Dokumente online eingesehen werden können. Die Mitglieder können sich so etwa selbst erschließen, ob schon ein anderer Eigentümer die defekte Glühbirne im Flur gemeldet hat. Und wenn nicht, melden sie das digital, nicht am Telefon.
Ein anderer wichtiger Punkt sind die mindestens einmal jährlich stattfindenden WEG-Versammlungen, bei denen wichtige Beschlüsse gefasst werden. Die Treffen finden bislang häufig am späten Nachmittag und in Präsenz statt. Der Verwalterjob gilt beim Berufsnachwuchs auch deshalb als unattraktiv, weil nicht selten mindestens ein, manchmal zwei Abende pro Woche für WEG-Versammlungen draufgehen. Und die verlaufen nicht immer harmonisch und haben kein absehbares Ende. Seit Kurzem dürfen WEG-Versammlungen auch virtuell stattfinden. Ralf Michels sagt: „Es kommt bei Verwaltern gut an, wenn die Eigentümer bereit sind, die Versammlung tagsüber und in einer Videokonferenz abzuhalten.“
Tipp 5: Seid nett zueinander
In einer WEG-Versammlung kann es hoch hergehen und heftigen Streit geben. So wie in jeder Gemeinschaft, deren Mitglieder ihr zwangsweise angehören. Man mag da nicht jeden, der Schlauberger aus dem 3. Stock hat schon wieder eine Liste mit zehn kleinlichen Fragen dabei. Es kann wirklich unschön und enervierend sein. „Ein Verwalter wird sich die Sitzungsprotokolle der vergangenen Jahre anschauen. Und wenn er feststellt, dass die WEG tief zerstritten ist, lässt er die Finger davon“, sagt Lothar Blaschke vom Verein der Wohnungseigentümer. Sein Tipp: „Die Mitglieder sollten deutlich machen, dass sie bereit sind, harmonisch miteinander und mit der Verwaltung zusammenzuarbeiten.“ Wenn die Protokolle eine andere Sprache sprechen, sollte man wenigstens versichern, es künftig so zu halten.
VDIV-Nord-Vorstand Ralf Michels, der auch dem Präsidium des Bundesverbands angehört, hat in dessen Zeitschrift kürzlich die aktuelle Lage zusammengefasst. Das Kernstück ist eine Art Bewerbungsbrief einer kleinen WEG mit acht Einheiten an einen professionellen Verwalter. Der Brief beschreibt also, wie sich ein Ver walter die ideale Wohnungseigen tümer-Gemeinschaft vorstellt . Die wichtigsten Punkte:
- Es gibt ein Mitglied, dass die Beseitigung kleinerer Mängel mit der Verwaltung koordiniert. Sind mehrere Firmenangebote notwendig, holt dieses Mitglied sie bei den Unternehmen ein.
- Damit die Eigentümerversammlung nicht zu lang dauert, prüfen die Eigentümer vorher gemeinsam die Angebote für größere Aufträge. Fragen werden zunächst mit dem Beirat geklärt.
- Die WEG-Versammlungen finden online und vormittags statt. Geleitet werden sie vom Beirat, der Verwalter schaltet sich nur bei bestimmten Beschlusspunkten dazu.
- Ein WEG-Mitglied unterstützt die Verwaltung bei der Erfassung der Daten für die Betriebskostenabrechnung, nimmt den Entwurf der Wohngeldabrechnung möglichst online in Augenschein, bespricht Fragen mit dem Sachbearbeiter.
- Für die über das Tagesgeschäft hinaus notwendige Tätigkeiten der Verwaltung erstattet die WEG die Kosten. Üblich ist schon heute ein Sonderhonorar etwa für die Vorbereitung einer Fassadensanierung, das sich prozentual vom Auftragswert errechnet.
- Die WEG legt ihrer Bewerbung beim Verwaltungsunternehmen die Protokolle der jüngsten drei Eigentümerversammlungen bei. Diese belegen, dass es keine Rechtsstreitigkeiten gibt und Probleme harmonisch im Gespräch gelöst werden.
Wie viel Monatspauschale pro Einheit die WEG zahlen möchte, steht nicht in dem fiktiven Bewerbungsschreiben. Aber der Verwalter möchte bekanntermaßen ja mindestens 500 Euro pro Monat verbuchen können. Bei acht Einheiten wären das 62,50 Euro monatlich für jede Wohnung.